Bedrijfsvoering | Begroting 2018

Selecteer een alinea

Paragraaf Bedrijfsvoering
Alinea Personeel en organisatie
2018 is het eerste volledige kalenderjaar waarin de kernorganisatie functioneert na de start van De Connectie. De oprichting van De Connectie, maar ook de verzelfstandiging van het Sportbedrijf, het Parkeerbedrijf en het Natuurcentrum hebben er in korte tijd voor gezorgd dat de gemeentelijke organisatie een stuk kleiner is geworden waarbij ook de rol is veranderd;
Zo wordt de kernorganisatie, als gevolg van de wijksturing, opdrachtnemer van de wijkteams Leefomgeving en gaat regievoering een grotere rol spelen. Daarnaast zal het opdrachtgeverschap richting de verzelfstandigde onderdelen ook in 2018 veel aandacht krijgen. Het vraagt van medewerkers een nieuwe rol en inzet van andere talenten en gedrag dan tot nu toe gevraagd werd. De focus hierop is een belangrijk aandachtspunt voor personeel en organisatie. Vanuit de visie op personeel wordt gestreefd naar meer flexibiliteit en mobiliteit, onder andere door opgavegestuurd werken, waar integraal aan stedelijke- en wijkopgaven wordt gewerkt;
De vergrijzing van de organisatie heeft de aandacht door middel van een nieuw traineeprogramma als vervolg op een reeds afgerond programma. Het nieuwe programma - begonnen in september 2017 - loopt door tot september 2019. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de optimale en duurzame inzetbaarheid van medewerkers, waaronder ook de oudere medewerkers. Leren en ontwikkelen staat hoog op de agenda; in het kader van duurzame inzetbaarheid én in het kader van ontwikkeling van competenties, vaardigheden, houding en gedrag.
Het creëren van garantiebanen/banenafspraak wordt gecontinueerd via een projectorganisatie waarin diverse disciplines zijn vertegenwoordigd.
Kerngegevens
De medewerkers van Arnhem kunnen worden verdeeld over een aantal groepen. Hierna wordt weergegeven hoe de formatie zich de komende jaren ontwikkelt op grond van de vastgestelde kaders. De formatie van de ambtelijke organisatie voor de komende jaren laat een daling zien met name als gevolg van de ingezette bezuinigingen.

	Realisatie	Begroting	Begroting	Begroting	Begroting	Begroting
Totaal aantal FTE Arnhem	Bezetting	Formatie	Formatie	Formatie	Formatie	Formatie
	31.12.2016	2017	2018	2019	2020	2021
Bestuur
Aantal FTE Raad	39	39	39	39	39	39
Aantal FTE College B&W	7	7	7	7	7	7
Personeel
Aantal FTE ambtelijke organisatie formatie	1.402	1.090	945	938	934	933
Totaal personeel gemeente Arnhem	1.402	1.090	945	938	934	933

In bovenstaande tabel is het aantal medewerkers van de Kernorganisatie van gemeente Arnhem afgelopen tot onder 1.000 fte's. Dit wordt veroorzaakt door de uitplaatsing van diverse bedrijfsonderdelen.

Het formatieverloop van de ambtelijke organisatie kan in detail als volgt worden verklaard:

	Begroting 2017	Begroting 2018	Begroting 2019	Begroting 2020	Begroting 2021
Aantal FTE ambtelijke organisatie geamendeerde MJPB 2017-2020	1.375	1.349	1.347	1.347	1.347
Af: verzelfstandiging Natuurcentrum	-18	-18	-18	-18	-18
Af: verzelfstandiging Sportbedrijf	-126	-126	-126	-126	-126
Af: verzelfstandiging De Connectie	-133	-253	-253	-253	-253
Af: verzelfstandiging Zorg en Ondersteuning	-18	-19	-19	-19	-19
Af: verzelfstandiging Parkeerbedrijf	-9	-13	-13	-13	-13
Af: verzelfstandiging Sociale Wijkteams	-7	-7	-7	-7	-7
Af: reductie overheadfuncties/ indirecte functies a.g.v. verzelfstandigingen	-9	-18	-18	-18	-18
Af: formatie belastingen terug naar Lingewaard	-3	-6	-6	-6	-6
Bij: ondersteuning Werk en Inkomen, extra taken WMO/jeugd	9	9	9	9	9
Bij: terugdraaien 2e tranche ondersteunende diensten (20/40 fte)	3	22	22	22	22
Bij: uitbreiding formatie door Teams Leefomgeving	20	17	17	16	16
Diversen	6	8	3	0	-1

Aantal FTE ambtelijke organisatie Ontwerpbegroting MJPB 2018-2021	1.090	945	938	934	933

Verhouding direct en indirect	Begroting	Begroting	Begroting	Begroting	Begroting
	2017	2018	2019	2020	2021
Directe FTE's ambtelijke organisatie	755	723	717	713	713
Indirecte FTE's ambtelijke organisatie	335	222	221	220	220
Totaal aantal FTE 's ambtelijke organisatie	1.090	945	938	934	933

% indirect ten opzichte van totaal aantal FTE's ambtelijke organisatie	31%	24%	24%	24%	24%

Als gevolg van de verzelfstandigingen van het Sportbedrijf en het Natuurcentrum in 2017 is het aantal directe fte's gedaald. Ook het aantal indirecte fte's is gedaald, als gevolg van de oprichting van De Connectie per 1 juli 2017.

Er is een model ontwikkeld om te komen tot een juiste reductie of uitbreiding van de overhead bij het afstoten of ontvangen van taken. Dit wordt opgenomen in de businesscase en als taakstelling toegevoegd bij een verzelfstandiging. Vanaf 2017 is tevens een taakreductie in indirecte functies naar aanleiding van de afspraken in het Coalitie-akkoord opgenomen.

Vooral de forse daling van de indirecte fte's zorgt voor een daling van het percentage indirecte fte's van 31% in 2017 tot 24% in de jaren daarna.

	Realisatie	Begroting	Begroting	Begroting	Begroting	Begroting
	2016	2017	2018	2019	2020	2021
Aantal FTE ambtelijke organisatie	1.402	1.090	945	938	934	933

Bedragen in € 1.000
Saldo personeelsbudget	109.702	83.455	74.369	76.130	75.970	75.708

Gemiddelde loonsom*	78.247	76.562	78.705	81.165	81.378	81.119

De gemiddelde loonsom in de realisatie 2016 is hoger dan de begrote loonsom voor 2017 en verder. Dit wordt veroorzaakt door een eenmalige uitkering conform de CAO, gratificaties en afkoopsommen.

In juli 2017 hebben de partijen een principe overeenstemming bereikt over de nieuwe CAO voor gemeenteambtenaren, die loopt van 1 mei 2017 tot 1 januari 2019. De salarisstijging bedraagt per 1 augustus 2017 1,0%. Het Individueel Keuzebudget (IKB) stijgt per 1 december 2017 met 0,5%-punt. In 2018 stijgen de salarissen met 1,5% per 1 januari en per 1 juli stijgt het IKB met 0,25%-punt. Met een looptijd van 20 maanden willen beide partijen zorgen voor stabiliteit in de gemeentelijke sector. De VNG en de vakbonden gaan deze periode samen gebruiken voor de uitwerking van de CAO-afspraken en zich voorbereiden op de implementatie van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren.

Paragraaf Bedrijfsvoering
Alinea Informatie en automatisering
De informatievoorziening ontwikkelt zich tot een volwaardige productiefactor;
Afdelingen worden gestimuleerd om te zoeken naar innovatieve manieren voor de inzet van ICT om hun werk beter, sneller en goedkoper te kunnen verrichten. Zo komen bijvoorbeeld in de dienstverlening aan burgers en bedrijven meer mogelijkheden voor het afnemen van volledig digitale diensten;
Intern worden de informatiesystemen verder gestroomlijnd met het oog op kwaliteitsverbetering én meer doelmatigheid. Ook schakelt de informatievoorziening aangepast aan de organisatieveranderingen ten gevolge van de wijksturing en de verzelfstandigingen;
Om richting te geven aan de ICT gerelateerde ontwikkelingen binnen de gemeente Arnhem is een Digitale Agenda opgesteld. Om een actieve samenwerking met Rheden en Renkum te bewerkstelligen is één gezamenlijke ICT-organisatie (als één van de onderdelen van De Connectie) opgericht. Ook wordt voortdurend onderzocht welke taken door de gemeente zelf gedaan moeten worden en welke taken efficiënter door anderen uitgevoerd kunnen worden.
Ontwikkelingen
Ontwikkelingen vanuit de veranderopgaven vragen om:
flexibilisering in investeringen (van aanschaf naar huur, ofwel van investeren naar exploitatie);
regionalisering en samenwerking zodat kennis en informatie gedeeld kan worden en gezamenlijke resultaten behaald kunnen worden;
verlies en verschuiving van banen door krimpen van de organisatie in samenhang met het uitbesteden van onderdelen van de ICT infrastructuur;
wijkgericht werken dat zal leiden tot gedifferentieerde vraagstukken versus een gestandaardiseerde ICT-infrastructuur.
Digitale Agenda
De Digitale Agenda is een vertaling van de ambities - zoals verwoord in de Perspectiefnota, gecombineerd met de ambities op het gebied van bedrijfsvoering - in ontwikkelingen en projecten op het gebied van informatievoorziening. De belangrijkste thema's (waarvoor additionele investeringen verwacht worden) zijn:
basisregistraties en digitale dienstverlening: Door de inzet van de basisregistraties kan de gemeente Arnhem haar dienstverlening verbeteren met minder kosten. De administratieve last vermindert door één centrale waarheid te gebruiken in plaats van dubbele registraties. Hierdoor wordt tevens het werken met verkeerde gegevens voorkomen. Er zijn totaal 12 basisregistraties. De gemeente Arnhem heeft ook een wettelijke plicht om gegevens in de basisregistraties te gebruiken in de uitvoering van publiekrechtelijke taken;
S@men: Het werken in een netwerkorganisatie vraagt om slimme inzet van ICT zodat teams makkelijk informatie en kennis kunnen delen. Any time, any place, anywhere, any device. Dit gaat om samenwerking tussen medewerkers onderling, tussen de gemeente en bedrijven/ ketenpartners en tussen inwoners en de gemeente;
Smart Government: beschikbare in- en externe data gaan gebruikt worden om met rijke informatie de bestuurlijke- en ambtelijke beleid- en besluitvorming te ondersteunen. Dit is inmiddels geconcretiseerd in een nieuwe veranderopgave Sm@rt Arnhem gericht op de toepassing in het sociaal domein;
veilige informatievoorziening: doel van informatieveiligheid is te zorgen dat de vertrouwelijkheid, de beschikbaarheid en de juistheid van de informatie worden gewaarborgd;
betrouwbare ICT (basis op orde): vereenvoudiging van de ICT-voorzieningen, het uitvoeren van achterstallig onderhoud en het structureel inbedden van een goede ICT-beveiliging in de hele organisatie;
de vorming, uitwerking en realisatie van GemICT: GemICT (onderdeel van de Connectie) is de nieuwe ICT partner voor de G3 gemeenten (Arnhem, Rheden & Renkum). De primaire doelen voor GemICT zijn verhogen van de kwaliteit en het terugdringen van de kwetsbaarheden door de schaalvergroting die ontstaat. In De Connectie hebben de drie gemeenten beleidsarme uitvoeringstaken ingebracht;
van klassiek naar cloud: door continue te kijken naar de mogelijkheden zal een verschuiving gaan optreden van zelf doen naar meer regievorming op de ICT voorzieningen. Cloud toepassingen zullen dan ook een nog grotere vlucht gaan krijgen.
Prioritering
In de veelheid van ontwikkelingen en benodigde verandering moeten keuzes gemaakt worden, zodat de inzet van mensen en middelen adequaat geschiedt. Hiervoor worden alle activiteiten gewogen op basis van:
Continuïteit bedrijfsvoering;
Bijdragen aan de bezuinigingen;
Bijdragen aan de programma's en veranderopgaven;
Uitvoeren van wettelijke taken;
Verhogen van de kwaliteit van bedrijfsvoering.
Deze punten samen moeten ertoe leiden dat op het gebied van de ICT voorziening voldoende kwaliteit geleverd wordt om de organisatie maximaal te ondersteunen tegen minimale kosten.
Actuele kaders
Bovenlokaal beleid, in de vorm van de Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI), bepaalt in grote mate de gehanteerde strategie binnen de gemeente Arnhem;
De GDI bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door alle overheden, vele publieke organisaties en in een aantal gevallen door private partijen. De GDI is een onmisbaar deel van de digitale basisvoorzieningen waarmee organisaties hun werk doen;
De GDI bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen en vormt een dynamisch geheel dat de komende jaren gewijzigd kan worden door de ontwikkeling van nieuwe generieke voorzieningen en standaarden of door het stoppen met het beheer van al opgenomen voorzieningen.
Paragraaf Bedrijfsvoering
Alinea Auditing en risicomanagement
Binnen de gemeente Arnhem is de afdeling Financiën en Control eindverantwoordelijk voor de auditing/interne controle, de risicobeheersing, het risicomanagement en de subsidieverantwoording. De basis voor de taken met betrekking tot Auditing en risicomanagement is het Auditstatuut 2013. Auditing en risicomanagement wordt door het college en het management ingezet om beter 'in control' te komen. Belangrijkste doelen daarbij zijn:
het geven van advies, met name ten behoeve van programma- en projectbeheersing;
adviseren op uitvoering van beheersmaatregelen (in processen, systemen);
het signaleren van verbeterpunten (natuurlijke adviesrol of specifiek adviestraject).
Risicomanagement en operational auditing
Programmasturing - voorbereiding risicomanagement Werkbedrijf Arnhem (Scalabor).
De totstandkoming van Scalabor is een ingrijpende operatie. De risico's en te treffen beheersmaatregelen worden gevolgd en waar nodig bijgestuurd;
Wijksturing: de ontwikkelingen bij wijksturing worden nauwlettend gevolgd en geëvalueerd. Ook vragen vanuit de wijken zelf leiden tot extra onderzoek;
Projectsturing - risicoanalyse gebiedsontwikkeling Arnhem Centraal: in 2018 en 2019 zal naar verwachting bebouwing van een aantal resterende kavels plaatsvinden. De risico's en te treffen maatregelen zijn in kaart gebracht en worden gemonitord;
Verbetering kwaliteit risicomanagement rondom B&W-nota's;
Trainingen toepassing risicomanagement.
Financial auditing en IT auditing
Financial audits
De financial audits worden in het kader van de jaarrekening uitgevoerd door de accountant. Ter ondersteuning van deze audits voert de gemeenten een interne audit uit op de prestatielevering en factuurbehandeling.
IT-audits
De IT–audits zijn met name gericht op de betrouwbaarheid, integriteit en beschikbaarheid van IT-processen
en IT-producten en kunnen als zodanig onderdeel uitmaken van de financial audits;
Bij IT-audits wordt gekeken naar algemene IT-beheersingsmaatregelen én naar beheersingsmaatregelen/controles binnen de applicatie;
Een belangrijke IT-audit vanaf 2017 is de ENSIA-audit (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Deze audit heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen. De gemeente voert een zelfevaluatie uit op de informatie-beveiligingsomgeving. In het jaarverslag zal een verklaring komen van het college over de informatieveiligheid. De informatie wordt gebruikt voor de horizontale verantwoording richting gemeenteraad en de diverse verticale verantwoordingslijnen richting departementen.
Frauderisico-analyse
Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden op frauderisico's. Deze risico's zijn ingeschat op basis van verwachte kans en impact;
Op de risico's die het hoogste scoren (in gezamenlijkheid overwogen) wordt een controle ingezet. Hierbij worden de beheersmaatregelen gekoppeld aan het risico en met de verantwoordelijken worden besproken hoe het risico afdoende kan worden beheerst.
Ontwikkelingen binnen de organisatie
Het college wordt verantwoordelijk voor de rechtmatigheid (plan Depla);
Nieuwe samenwerkingsvormen, verzelfstandigingen van organisatie-onderdelen;
Wijkgericht werken: nieuwe aanpak sociale en fysieke beheer in de wijken.
Ambitie
Werken aan risicobewustzijn van de organisatie
Om nog verder te groeien naar een risico-intelligente organisatie waar risico’s bewust worden genomen, is blijvende aandacht voor risicomanagement nodig. Auditing en risicomanagement heeft werkvormen ontwikkeld die worden toegepast bij diverse (nieuwe) projecten en programma's binnen de gemeente om dit risicobewustzijn te vergroten. Daarnaast zal de mogelijkheid om het risicobewustzijn verder te ontwikkelen worden uitgebreid door opleidingen op te nemen in het gemeentelijke opleidingsaanbod.
Inspelen op nieuwe ontwikkelingen
Naast het reguliere werk dat inzicht biedt in de rechtmatigheid, komt meer accent te liggen op betrokkenheid bij nieuwe ontwikkelingen in de taken van de gemeente, waardoor nieuwe processen efficiënter kunnen worden ingericht.
Actuele kaders
Auditstatuut 2013;
BBV;
Organisatiebesluit.